Ny e-tjänst underlättar inlämning av handlingar

– E-tjänsten är ett alternativ till inlämning via mejl, säker e-post och vanlig papperspost. När en myndighet ska överlämna ett mål till en domstol kan myndigheten direkt i e-tjänsten registrera alla obligatoriska uppgifter och ladda upp de handlingar som är nödvändiga för att domstolen ska kunna pröva överklagandet. Tjänsten möjliggör också inlämning av mycket större filer än vad som tidigare varit möjligt, säger Jan Josefsson som är enhetschef vid avdelningen för domstolsutveckling i Domstolsverket.

En av de domstolar som har testat den nya e-tjänsten under hösten är Mark- och miljödomstolen vid Nacka tingsrätt. Där arbetar Louise Jönsson och Camilla Norberg som handläggarchefer.

- Tack vare den nya e-tjänsten har vi har fått till en effektiv registrering av mål, vilket i sin tur leder till att det frigörs resurser till annat. I de mål vi hanterar kan det ibland vara flera hundra parter som överklagar exempelvis en detaljplan. Då underlättar det att informationen som kommer in till oss är strukturerad på ett enhetligt sätt.

En viss handpåläggning krävs fortfarande, men arbetet går snabbare nu när den nya e-tjänsten är på plats.

- Tidigare hanterade vi stora mängder av pappershandlingar eftersom vi inte kan ta emot tunga filer via e-post. Nu kan nästan alla handlingar, oavsett storlek och filformat skickas in digitalt vilket gör hanteringen både snabb och säker, berättar Louise och Camilla.

En av de myndigheter som var först ut att testa den nya e-tjänsten var Lantmäteriet. De såg tidigt potentialen med en digital inlämningstjänst och lyfte önskemålet till Mark- och miljödomstolarna. Liselott Bengtsson är verksamhetsutvecklare på Lantmäteriet och har varit delaktig i utformningen av tjänsten.

- E-tjänsten är lättanvänd och pedagogisk. För Lantmäteriets del har den underlättat vårt arbete. Vi behöver inte lägga tid på att komprimera filer och leta upp rätt e-postadresser till domstolarna.

Liselott betonar också att samarbetet med övriga myndigheter som har varit involverade i projektet har fungerat bra. - Från projektets håll har det funnits en stor lyhördhet för våra behov och vi har tillsammans testat och försökt att hitta bra lösningar. På sikt hoppas jag att vi kan utveckla en tjänst för Lantmäteriet, så att vi kan ta emot handlingar som skickas till oss från domstolarna, säger Liselott.

Cecilia Welander och David Helmers är verksamhetsutvecklare på Domstolsverket. De har varit med i projektet sedan starten hösten 2021 och har arbetat nära Mark- och miljödomstolarna för att fånga upp behoven.

Målet har varit att få bort pappershanteringen och att göra det möjligt att skicka in större filer och i fler format till domstolarna.- Vi har arbetat tillsammans med slutanvändarna, det vill säga myndigheterna, i det här projektet. Vi har lyssnat av deras behov och försökt att designa e-tjänsten för att göra den så enkel och användarvänlig som möjligt. Det ska vara lätt att förstå vilken information domstolen behöver när du skickar in dina handlingar.

Användarna har exempelvis fått testa en prototyp på ett tidigt stadium och tycka till. Det har visat sig vara ett framgångsrecept. - Vi ser nu att många inlämnande myndigheter har anammat den nya tjänsten snabbt och många är positiva, berättar Cecilia och David.

På Sveriges Domstolars webbplats finns instruktioner, manualer och en film som beskriver hur e-tjänsten fungerar.